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Peppol ne supprime pas le double encodage
Une grille de dix cases pour repérer où votre équipe recopie encore, les trois erreurs qu'on retrouve après le passage à Peppol et la méthode en six étapes pour supprimer la recopie.
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Le document complet se lit ci-dessous, pour tout le monde. Par email, vous le gardez sous la main, suivi de deux messages courts sur la méthode et d'une proposition de diagnostic de 30 minutes sur votre propre circuit.
Ce que Peppol a changé, et ce qu'il n'a pas touché
Depuis le 1er janvier 2026, une entreprise belge assujettie à la TVA envoie et reçoit ses factures B2B au format structuré, via le réseau Peppol. Un PDF envoyé par email n'est plus une facture électronique valable (La Libre).
La bascule a eu lieu. À la mi juillet, 1 059 335 entreprises, soit 89 % des assujettis, utilisaient la plateforme, et le SPF Finances n'avait encore infligé aucune amende début août (La Libre, Belga). Le barème existe pourtant : 1 500 euros pour une première infraction, 3 000 pour la deuxième, 5 000 ensuite (arrêté royal du 8 juillet 2025).
Peppol transporte la facture. Il ignore ce qui se passe avant et après. Le bon de commande arrive encore par email ou par téléphone. Les gros clients imposent encore leurs règles : Lhoist, par exemple, exige le numéro de bon de commande sur chaque facture et gère commandes et feuilles de temps dans son portail Coupa (communication fournisseurs Lhoist).
Résultat décrit sur le blog de l'OECCBB : des milliers d'indépendants et de chefs d'entreprise coincés dans une boucle de double saisie, parce que leurs logiciels ne se parlent pas (OECCBB).
Trois erreurs qu'on retrouve après le passage à Peppol
- Confondre connecté et automatisé. Le logiciel envoie bien la facture sur Peppol. Mais quelqu'un a d'abord recopié les heures, les quantités et la référence client à la main. La conformité est réglée, le temps perdu est intact.
- Regarder la facture au lieu du bon de commande. Tout part de la commande : un mail, un PDF, un appel noté sur un coin de bureau. Si elle entre mal, chaque étape suivante la corrige. Les notes de crédit viennent souvent de là.
- Mettre de l'IA là où une règle suffit. Contrôler qu'un numéro de commande est présent, appliquer un tarif, refuser une facture incomplète : votre ERP le fait seul, sans frais par requête et sans erreur de lecture. L'IA a sa place aux bords, là où l'information arrive sans structure.
Où se cache votre double encodage
Cochez chaque phrase vraie chez vous. Comptez cinq minutes, avec la personne qui émet les factures.
Avant la facture
- Une partie des commandes arrive par mail ou par téléphone et quelqu'un les recopie dans l'ERP.
- Les heures ou les quantités prestées sont notées dans un outil (pointage, Excel, papier) puis ressaisies pour facturer.
- Le numéro de commande du client manque parfois au moment de facturer.
- Les tarifs ou remises propres à un client vivent dans la tête d'une personne ou dans un fichier à part.
Pendant la facture
- Au moins un client exige que la facture soit aussi déposée sur son portail.
- Certains clients demandent un format, une pièce jointe ou une mention que l'ERP ne gère pas seul.
- Une facture passe par plus de deux personnes avant de partir.
Après la facture
- Vous émettez chaque mois des notes de crédit pour corriger une erreur d'encodage.
- Des factures sont rejetées ou bloquées chez le client et quelqu'un relance à la main.
- Personne ne sait dire, sans chercher, combien de jours séparent la fin d'une prestation et l'envoi de la facture.
Lecture : de 0 à 2 cases, votre circuit tient. De 3 à 5, vous payez chaque semaine des heures de recopie. 6 ou plus, la facturation retarde votre trésorerie et mérite un vrai chantier.
La méthode, dans l'ordre
Le principe tient en une ligne : la machine prépare, l'humain valide.
- Mesurer deux semaines. Trois chiffres suffisent : le délai entre la fin d'une prestation et l'envoi de la facture, le nombre de notes de crédit par mois, le temps passé sur une facture type.
- Suivre une vraie facture, du bon de commande à l'envoi. Chaque fois qu'une donnée est recopiée, on la note.
- Lister les exigences de chaque client : portail, format, numéro de commande, pièces jointes. Ce tableau manque presque partout.
- Supprimer la recopie là où elle coûte le plus. D'abord avec les règles de l'ERP et des connexions entre outils. C'est moins cher et ça ne se trompe pas.
- Placer l'IA à l'entrée seulement : lire les commandes reçues par mail ou en PDF et préremplir. Une personne valide avant que rien ne parte.
- Fixer la règle : un contrôle automatique avant envoi, une personne responsable, les trois chiffres de l'étape 1 suivis chaque mois.
| Étape | Avant | Après |
|---|---|---|
| Commande | Reçue par mail, recopiée dans l'ERP | Lue et préremplie, validée en un clic |
| Prestations | Heures notées à part puis ressaisies | Reprises automatiquement dans la facture |
| Exigences client | Connues d'une seule personne | Décrites par client dans l'ERP |
| Contrôle | Relecture humaine, variable | Règles bloquantes avant envoi |
| Correction | Note de crédit après réclamation | Erreur arrêtée avant le départ |
Ce qu'un opérateur IA ferait chez vous
Prenez une PME de services dont chaque gros client impose son portail ou son numéro de commande. On part du bon de commande, on mesure, puis on supprime la recopie là où elle pèse. Aucune licence à acheter, et de l'IA uniquement là où elle bat une règle.
Mes règles : un seul client par secteur, avec exclusivité écrite. Vos données restent sur une architecture européenne. Vos équipes gardent leur poste et perdent la recopie. Vous décidez de tout.
Si votre grille compte trois cases ou plus, prenons 30 minutes pour regarder votre circuit : réserver un appel.
Benjamin De Bruijne, Beneloo
Sources
- Facturation électronique : 10 conseils pour tirer profit de Peppol en Belgique, La Libre, 11 juin 2026
- Pas encore d'amende pour les sociétés non inscrites sur Peppol, La Libre et Belga, 3 août 2026
- Focus sur l'arrêté royal du 8 juillet 2025 relatif à la facturation électronique, Forum for the Future
- Communication fournisseurs sur la facturation électronique 2026, Lhoist, décembre 2025
- Encore en difficulté avec Peppol ?, blog de l'OECCBB
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